Chatbots im HR: Vom Bewerbungsprozess bis zur Mitarbeiterbetreuung

Die Personalabteilung (HR) ist das Herzstück eines jeden Unternehmens. Sie ist verantwortlich für die Einstellung, Schulung, Entlohnung und Betreuung der Mitarbeiter. In den vergangenen Jahren hat sich die Art und Weise, wie HR-Abteilungen arbeiten, jedoch grundlegend verändert. Eine der bemerkenswertesten Innovationen in diesem Bereich ist die Einführung von Chatbots.

Chatbots in der HR: Eine Einführung

Chatbots sind computerbasierte Programme, die in der Lage sind, menschenähnliche Konversationen mit Nutzern zu führen. Sie nutzen künstliche Intelligenz (KI) und natürliche Sprachverarbeitung (NLP), um Fragen zu beantworten, Aufgaben auszuführen und Informationen bereitzustellen. Im HR-Bereich haben Chatbots das Potenzial, viele Prozesse zu automatisieren und die Effizienz erheblich zu steigern.

Einsatzmöglichkeiten für Chatbots im Personalwesen

Bewerbermanagement und Onboarding

Eine der wichtigsten Anwendungen von Chatbots im HR ist das Bewerbermanagement. Chatbots können automatisch auf Bewerbungen reagieren, Fragen von Bewerbern beantworten und sogar erste Screening-Interviews durchführen. Dies spart HR-Mitarbeitern wertvolle Zeit und ermöglicht es ihnen, sich auf die qualifiziertesten Kandidaten zu konzentrieren.

Aber Chatbots sind nicht nur für Bewerber von Vorteil. Sie können auch das Onboarding neuer Mitarbeiter erheblich verbessern. Indem sie den neuen Mitarbeitern Informationen über das Unternehmen, seine Kultur und seine Prozesse liefern, können sie den Einstiegsprozess reibungsloser gestalten.

Support für internationale Mitarbeiter

Für Unternehmen mit internationalen Standorten können Chatbots mehrsprachigen Support bieten und bei Visa- und Einwanderungsfragen unterstützen.

Employee Self-Service (ESS)

Ein weiterer Bereich, in dem Chatbots die HR unterstützen können, ist der sogenannte „Employee Self-Service“. Hierbei können Mitarbeiter mithilfe von Chatbots selbstständig auf Informationen zugreifen, wie Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen oder Schulungsunterlagen. Dies entlastet die HR-Abteilung von Routineanfragen und ermöglicht es den Mitarbeitern, schnell auf benötigte Informationen zuzugreifen.

Werfen wir einen Blick auf einige Anwendungsfälle von Chatbots im ESS und wie sie die Mitarbeitererfahrung bereichern.

Gehaltsabrechnungen und Lohnabfragen
Mit Chatbots können Mitarbeiter nahtlos auf ihre aktuellen Gehaltsabrechnungen zugreifen und Fragen zu ihrem Lohn stellen. Dies bietet nicht nur Transparenz, sondern reduziert auch die Notwendigkeit, HR-Mitarbeiter bei grundlegenden Gehaltsfragen zu kontaktieren.

Urlaubsanfragen und Abwesenheitsmanagement
Die lästige Aufgabe der Urlaubsplanung wird durch Chatbots erheblich vereinfacht. Mitarbeiter können über Chatbots Urlaubsanfragen einreichen, den Status ihrer Anfragen überprüfen und Informationen zu den firmenspezifischen Abwesenheitsrichtlinien erhalten.

Persönliche Datenaktualisierung
Adressänderungen, Kontaktinformationen oder Bankdaten aktualisieren? Chatbots bieten eine benutzerfreundliche Möglichkeit für Mitarbeiter, ihre persönlichen Informationen selbstständig zu verwalten.

Fragen zu Unternehmensrichtlinien
Chatbots sind bereit, Mitarbeiterfragen zu Unternehmensrichtlinien, Arbeitszeitregelungen und anderen HR-bezogenen Themen zu beantworten. Dies fördert ein besseres Verständnis und eine effizientere Umsetzung von Unternehmensrichtlinien.

Schulungs- und Weiterbildungsinformationen
Für lebenslanges Lernen bieten Chatbots Informationen über interne Schulungen, Workshops und Fortbildungsangebote. Dies befähigt Mitarbeiter, ihre berufliche Entwicklung in die Hand zu nehmen.

Zeiterfassung und Arbeitszeitmanagement
Mitarbeiter können über Chatbots ihre Arbeitszeiten genau erfassen, Überstunden melden und sogar Urlaubstage planen, ohne in den HR-Büros anrufen oder vorbeigehen zu müssen.

Feedback und Beschwerdemanagement
Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Feedback an das Unternehmen zu geben und Beschwerden über Chatbots zu melden. Die HR-Abteilung kann diese Informationen nutzen, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern und Probleme zeitnah anzugehen.

Kommunikation und Unternehmensnachrichten
Chatbots dienen auch als Informationsvermittler, indem sie wichtige Unternehmensnachrichten und Updates an Mitarbeiter weitergeben und auf Anfragen zu Veranstaltungen oder Neuigkeiten reagieren.

Karriereentwicklung und Stellenanzeigen
Mitarbeiter können Chatbots verwenden, um Informationen über interne Karrieremöglichkeiten und offene Stellen im Unternehmen zu erhalten. Dies fördert die Mitarbeiterbindung und zeigt berufliche Entwicklungspfade auf.

Compliance und Datenschutz
Chatbots können Mitarbeiter über Datenschutzrichtlinien und Compliance-Anforderungen informieren und sicherstellen, dass sie entsprechende Einwilligungen erteilen.

Chatbot Anbieter fürs Personalwesen

Wenn Sie auf der Suche nach HR-Chatbot-Anbietern aus der Europäischen Union (EU) sind, gibt es einige Unternehmen, die Lösungen anbieten, die den EU-Datenschutzbestimmungen entsprechen und die in der EU ansässig sind oder dort tätig sind. Hier sind einige solcher Anbieter:

Personio ist eine deutsche HR-Softwareplattform, die verschiedene HR-Funktionen unterstützt. Sie bieten auch Chatbot-Funktionalitäten, um die Interaktion zwischen HR und Mitarbeitern zu verbessern.

AskHR ist eine Plattform, die HR-Virtual-Assistant-Software-Tools anbietet. Das Ziel von AskHR ist es, Unterstützung für die Belegschaft zu bieten, indem ein 24/7 HR-Virtual-Assistant bereitgestellt wird, der häufig gestellte Fragen am Arbeitsplatz beantworten kann.

Luko ist ein Anbieter von Chatbot-Lösungen mit Sitz in Portugal. Sie bieten Chatbots für verschiedene Anwendungsbereiche, einschließlich HR, um die Mitarbeiterinteraktion zu automatisieren und zu verbessern.

Sophie. Der HR-Chatbot Sophie ist eine digitale HR-Assistenz, die Unternehmen dabei unterstützt, verschiedene HR-Anfragen und -aufgaben zu bewältigen.Sophie wird von den HR-Spezialisten der HR-Campus betrieben.

Die Zukunft von Chatbots in der HR

Die Zukunft von Chatbots im HR-Bereich ist vielversprechend. Mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung von KI und NLP werden Chatbots noch intelligenter und besser darin, komplexe Aufgaben zu bewältigen. Unternehmen werden voraussichtlich verstärkt in Chatbot-Technologie investieren, um ihre HR-Abteilungen effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten.